Preguntas frecuentes
Informes de resultados, desarrollo del bufete y coaching para asesores fiscales
Aquí encontrará respuestas a las objeciones y preguntas más frecuentes. Para una mejor visión general, las respuestas están ocultas inicialmente. Haga clic en una pregunta para ver la respuesta.
Permítanos preguntarle: ¿quiere que siga siendo así? Abraham Lincoln dijo una vez: «Si tuviera ocho horas para talar un árbol, dedicaría seis a afilar mi sierra». O, en términos más prácticos, en el mundo del automovilismo: quien no planifica una parada en boxes, no tiene ninguna posibilidad de ganar. Al final, los que se adelantan son los que se detienen incluso tres o cuatro veces durante la carrera para «afilar su sierra».
Si una medida de formación genera ahorros inmediatos, contribuye de forma sostenible a que usted disponga de más tiempo en el futuro: para atender mejor a los clientes, desarrollar estratégicamente el bufete, asistir a seminarios especializados sin que el trabajo se acumule en el bufete, o incluso como tiempo libre para recargar energías personalmente. Sería incluso negligente no aplicar estas medidas de promoción.
¿Quiere que siga siendo así? Haga como los empresarios y los asesores fiscales con mentalidad empresarial y considere primero el valor de una medida para su empresa o su bufete. Solo entonces podrá evaluar si la inversión —pues los costes de formación deben considerarse una inversión— realmente vale la pena (es decir, si el rendimiento es mayor que los costes). Ni siquiera la medida más barata vale la pena si después no le aporta un valor añadido medible en la práctica. Los honorarios de ERC AG se basan exclusivamente en el valor y se calculan de forma individual para cada despacho, es decir, no se basan en tarifas por hora. Solo después de haber determinado conjuntamente el valor añadido que puede obtener su despacho, podemos calcular los honorarios de forma fiable. Según nuestra experiencia, esto significa que cualquier bufete dispuesto a cambiar puede pagar la inversión en un programa de formación solo con el flujo de caja adicional que se genera gracias a la propia formación. La mayoría de nuestros clientes no podían creerlo antes de comenzar el programa, pero la práctica les ha convencido. Afortunadamente, ahora hay suficientes referencias que confirman de manera impresionante este enfoque.
Le pasa lo mismo que a muchos de sus compañeros de profesión. A menudo, no se debe a que ya no quiera trabajar, sino a que el trabajo se acumula de tal manera que no se puede hacer más. La idea central del ERC es permitir, especialmente a los profesionales y jefes, decidir por sí mismos qué hacer, cuándo y cómo, y no dejar que su tiempo esté determinado por la presión de los plazos y el estrés diario. Nuestros clientes se sorprenden de cuánto tiempo libre tienen ahora que todo el equipo del bufete trabaja con entusiasmo y de forma coordinada. Por eso los primeros resultados son tan convincentes, porque ya con el taller inicial se libera de media un 30 % de energía productiva en todo el bufete. Para que los bufetes interesados puedan vivir esta experiencia de «avance», ofrecemos el taller de formación de tres días «Estrategias de liderazgo y aplicación», seguido de cuatro semanas de coaching para la aplicación. Este consiste en dos días de formación para los jefes y un seminario de inspiración para los empleados, en el que su bufete recibirá las herramientas de diagnóstico y los instrumentos de implementación necesarios para aumentar de forma notable la productividad en la práctica en las semanas posteriores al taller.
Esto puede deberse a varias razones. ¿El formador estaba a su nivel profesional (es decir, conocía realmente las necesidades de su bufete)? ¿Ha analizado junto con usted la realidad de su bufete (es decir, ha analizado concretamente su situación y ha derivado de ella medidas de implementación individuales)? ¿Ha logrado el formador despertar y mantener el entusiasmo en usted y en sus empleados (es decir, ha sido una experiencia agradable para todos los participantes y todos han podido aprovechar al máximo sus capacidades)? ¿Le ha acompañado el formador en la práctica, ha sido capaz de ponerse realmente en su lugar y le ha permitido gestionar adecuadamente todas las resistencias al proceso de cambio, tanto personales como organizativas (es decir, también ha eliminado bloqueos y ha exigido y fomentado constantemente su motivación y resultados concretos)? Por último, pero no menos importante: ¿cuántas situaciones problemáticas relevantes para usted había resuelto previamente su entrenador y qué resultados concretos y medibles puede demostrar? En la economía ocurre lo mismo que en el deporte: solo hay unos pocos entrenadores realmente excelentes, que se reconocen por el éxito de sus pupilos. Estos entrenadores nunca son baratos, pero valen cada euro que cuestan. Por lo tanto, manténgase alerta si un coach no puede explicarle de antemano qué resultados concretos obtendrán usted y su bufete, y si no dispone de referencias concretas y medibles.
Los participantes en el programa de desarrollo de bufetes obtienen los siguientes resultados tras la renovación del modelo de negocio:
- Todas las cuentas anuales y declaraciones de impuestos están listas para imprimir en el primer trimestre y pueden enviarse a los clientes, a la agencia tributaria y a los bancos.
- Usted gana sus honorarios por la declaración de impuestos y el cierre del ejercicio hasta un año antes y se asegura un colchón de liquidez.
- La presión que suponían hasta ahora los plazos de los clientes, la Agencia Tributaria y los bancos, así como el estrés asociado a ellos, son cosa del pasado.
- Como asesor, ahorrará hasta un 50 % de tiempo de trabajo. Podrá desconectar de las tareas diarias sin remordimientos y dedicar el tiempo adicional a usted mismo, a sus empleados y a sus clientes, y por fin podrá dedicarse a sus propios intereses y aficiones en el ámbito profesional y expandirse a nuevos campos de negocio.
- Por fin pueden ofrecer a sus clientes un gran valor añadido más allá de los servicios básicos habituales, de modo que estos los recomiendan con entusiasmo, incluso a bancos y a la Agencia Tributaria, y pagan con gusto sus honorarios.
- Basándose en el procesamiento y la estructuración actuales y perfectos de la información, pueden aprovechar nuevos potenciales de ingresos en el asesoramiento de diseño orientado al futuro y, con ello, potenciales de crecimiento cualitativo sin necesidad de personal adicional.
Además, la gestión del bufete se vuelve más fácil, ya que se crea un increíble «espíritu de equipo» y mejora la comunicación interna y externa con los clientes. Todos los participantes disponen de la información adecuada en cualquier lugar y en cualquier momento.
Usted se encuentra en la misma situación que la mayoría de nuestros clientes antes de comenzar el programa. Teniendo en cuenta la visión del mundo que tenía el sector hasta ahora y las experiencias de las últimas décadas, los efectos de nuestro programa de desarrollo para bufetes parecen casi increíbles. Los participantes hasta la fecha están ahora tan convencidos como nosotros de que cualquier bufete dispuesto a cambiar puede lograr estos resultados de forma igual de precisa y sencilla en la práctica, independientemente del tamaño y la estructura organizativa del bufete. A quienes no puedan creerlo, les decimos: no tienen que creerlo, basta con saber que es posible. Y eso solo se puede saber si, como nosotros, lo experimentan continuamente en la práctica. Gracias a ello, ahora contamos con suficientes referencias que lo demuestran a diario, tanto para nosotros como para ustedes.
Los bufetes que han completado nuestro programa de desarrollo KEP realmente obtienen los resultados descritos en la práctica, es decir, trabajan de forma mucho más rentable, independientemente de su situación inicial, y sin la presión de los plazos y el estrés diario típicos del sector. Varios de estos bufetes han ganado, con el modelo de negocio renovado, el premio principal del programa alemán para pymes, patrocinado por el Prof. Dr. h.c. Lothar Späth, como reconocimiento especial a su rendimiento y capacidad de innovación para las pymes. Todos nuestros clientes se benefician directamente de la experiencia y la capacidad de implementación de estos bufetes pioneros en el marco del «coaching empresarial cooperativo». Encontrará comunicados de prensa sobre algunos de nuestros bufetes pioneros en la sección Referencias.
Es muy importante tener el valor de enfrentarse a la propia realidad. Solo cuando se acepta la propia situación tal y como es, se puede realmente cambiar algo. Recomiendo proceder paso a paso. Primero, recabar información a través de publicaciones y búsquedas en Internet; luego, ponerse en contacto con los expertos adecuados, participar en un seminario o taller para comprobar si hay buena química y si se puede crear una base de confianza; y, por último, tomar rápidamente la decisión y ponerla en práctica. La típica enfermedad profesional de la «procrastinación» no se cura con la espera vacilante, sino solo con una acción decidida.
En los últimos años, todos hemos intentado optimizar el antiguo modelo de negocio mediante la gestión de la calidad, los procesos de mejora continua, la estrategia y el marketing, y adaptarlo a las exigencias del futuro. Sin embargo, cuando, a pesar de los esfuerzos redoblados, ya no se pueden satisfacer las exigencias actuales, hay que tener el valor de cuestionar fundamentalmente las convicciones anteriores. Hay que pensar de forma transversal y redefinir la forma en que los asesores fiscales ganan su dinero. Por lo tanto, hemos cambiado «radicalmente» el modelo de negocio, es decir, desde la raíz, y lo hemos puesto en práctica desde 2008 con despachos dispuestos al cambio, ¡con resultados sorprendentes!
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas han externalizado la gestión financiera y contable a asesores fiscales. El sistema de separación entre la contabilidad financiera y el cierre del ejercicio ha provocado que, a pesar de la mejora de los sistemas informáticos, la profesión tenga cada vez más dificultades para cumplir con las obligaciones de declaración sin necesidad de prórrogas. Como daño colateral en las asesorías fiscales y debido a una contabilidad financiera deficiente y a la presentación tardía de las cuentas anuales, el valor informativo de los servicios prestados disminuye: simplemente no se dispone a tiempo de cifras fiables que permitan a los empresarios tomar decisiones correctas y fundamentadas.
Los clientes necesitan disponer lo antes posible de datos reales en forma de cifras contables fiables para poder gestionar adecuadamente su empresa. El sistema utilizado hasta ahora no lo garantiza. Por eso, en nuestros programas de desarrollo de despachos, la contabilidad financiera se ha transformado en un sistema de informes de resultados. Esto significa que cada mes se puede elaborar un informe de resultados en forma de cierre mensual con cuenta de pérdidas y ganancias, balance y memoria. No solo se registran y contabilizan las amortizaciones, sino también, entre otras cosas, las variaciones de existencias, los ajustes de valor, las periodificaciones, las provisiones y las deudas, con la ayuda de instrumentos especiales. Dado que los cierres mensuales ya tienen la calidad de un cierre anual, el informe de diciembre es prácticamente idéntico al cierre anual.
Los 12 informes mensuales se controlan según el principio de triple verificación y se comentan con los clientes. El informe de diciembre es, por lo tanto, prácticamente idéntico al cierre del ejercicio. No solo se tienen en cuenta los aspectos mercantiles y fiscales, sino que el informe de resultados sirve principalmente para la gestión empresarial. Por ello, independientemente de la forma jurídica, en el informe de gestión se incluyen, por ejemplo, la situación de los pedidos y la evolución prevista del negocio. Además, se realiza un análisis mensual de las necesidades, de modo que se pueda responder a las necesidades del cliente lo antes posible.
Sí, incluso se liberan recursos para generar ingresos adicionales. Solo un ejemplo (más abajo): para los asesores fiscales, el informe mensual de resultados funciona, por así decirlo, como una adquisición de pedidos totalmente automática, ya que las necesidades del cliente se registran automáticamente de forma continua. Esto ya supone un increíble ahorro de tiempo. El tiempo liberado se puede dedicar a una atención más intensiva al cliente y a la tramitación de pedidos adicionales. Huelga decir que para ello es imprescindible aumentar la competencia de todos los empleados y mejorar la eficiencia de la organización.
El tamaño del bufete es irrelevante. Entre los bufetes que ya han implementado con éxito el nuevo modelo de negocio se encuentran tanto despachos individuales (un profesional con 1-2 empleados) como bufetes medianos con varios profesionales y entre 30 y 40 empleados. Lo decisivo es la estructura de los clientes: el informe de resultados despliega todo su efecto (es decir, el mayor valor añadido para el cliente y, por tanto, también para el bufete) cuando las empresas han externalizado sus finanzas y su contabilidad al bufete, lo que suele ser el caso de las pequeñas y medianas empresas. Los bufetes pequeños y medianos se benefician especialmente de la red de competencias del «coaching empresarial cooperativo», el método de coaching más innovador y eficaz en la actualidad.
Lo primero que necesitamos es una promesa de valor renovada: el asesor fiscal debe pasar de ser un declarante y «evasor fiscal» a convertirse en un «asesor de control». De este modo, amplía su promesa de valor a la de un experto en gestión empresarial y contabilidad. Como «informadores de resultados y controladores», el asesor fiscal y sus empleados pueden garantizar que el cliente esté al tanto de la realidad en todo momento. Esto ayuda a tomar mejores decisiones empresariales. La calidad de la gestión en la empresa del cliente mejora así considerablemente. Los bancos lo acogen con satisfacción. Sin embargo, es imprescindible que la información correcta esté disponible lo antes posible. En una segunda fase, la nueva promesa de valor puede ampliarse aún más hasta convertirse en un coaching empresarial integral.
Por supuesto, la promesa de valor ampliada requiere una reestructuración, ampliación y optimización de la arquitectura de creación de valor existente de la asesoría fiscal. La organización, en particular los procesos de gestión, es decir, los procesos de apoyo y dirección, deben adaptarse y coordinarse con el nuevo diseño de los procesos de prestación de servicios que generan valor. En procesos de cambio tan amplios, trabajamos con la plena participación de los empleados para aumentar la competencia, la productividad y la competitividad de la asesoría. La consecuencia inevitable es un aumento repentino y sostenible del éxito económico y, al mismo tiempo, una mejora de la calidad de vida de todos los implicados.
El mayor atractivo se refleja en un fuerte aumento de las recomendaciones de clientes y bancos. En la mentalidad del antiguo sistema, esto parece casi increíble. Al principio, a los empleados les cuesta imaginarlo. Se necesita mucha constancia y cariño en el coaching de implementación para disolver los bloqueos mentales y emocionales y poder aplicar estos métodos tan eficaces. Las ganancias en productividad son entonces enormes. No se puede describir de otra manera cuando, después de uno o dos años como máximo, los bufetes logran completar todos los cierres del año anterior en el primer trimestre del año siguiente (no en el llamado segundo año siguiente). Los empleados que hasta ahora se encargaban de las cuentas anuales tienen ahora una carga de trabajo más uniforme gracias a su participación mensual en los informes de resultados y, además, son mucho más eficientes, ya que los documentos y justificantes necesarios están disponibles de forma completa y puntual cada mes junto con la contabilidad, lo que elimina las interrupciones, el trabajo duplicado y otras fuentes de error que eran habituales hasta ahora. Todos los empleados y jefes confirman de forma unánime una mayor satisfacción laboral y personal, así como una mejor calidad de vida.
Como coach empresarial, el asesor no solo se ocupa de la gestión financiera y la medición del éxito, sino también del buen estado de la empresa del cliente. Solo en el ámbito del ocio y el amateurismo se puede prescindir de entrenadores y coaches profesionales. Quien quiera alcanzar el máximo rendimiento como profesional, siempre buscará el mejor apoyo que pueda obtener. Sin embargo, según mi experiencia, la cualificación necesaria para ello no se adquiere mediante formación teórica, sino solo a través de la propia experiencia práctica en procesos de cambio vividos personalmente para mejorar el rendimiento del bufete.
Al principio, esto solo es posible en colaboración con una empresa de formación profesional que cuente con la experiencia necesaria con una clientela de tamaño medio. Solo así se puede ofrecer a los clientes un programa para aumentar sus competencias, mejorar su eficiencia, aumentar su atractivo y rentabilidad, y garantizar su liquidez. El proceso es similar al del programa de desarrollo para bufetes según el método del coaching empresarial cooperativo, una combinación de talleres de formación y coaching de implementación con un grupo de empresas. El equipo de competencias del bufete designado para ello asiste a los formadores en los talleres (en nuestro caso, a veces en Mallorca) y atiende a sus clientes in situ en su sede. Bajo la dirección del equipo de formadores, las competencias prácticas de coaching se desarrollan continuamente. De este modo, el bufete se vuelve cada vez más valioso para los clientes y se beneficia del creciente éxito de estos. Todo empresario sueña con un asesor que no solo le ayude a cumplir con las molestas obligaciones legales, sino que le apoye activamente en la consecución de sus objetivos empresariales. Mediante la elaboración de informes de resultados, hemos ampliado la comprensión del papel del asesor fiscal hasta convertirlo en un asesor de control de beneficios. A través del coaching empresarial, nos convertimos, por así decirlo, en estrategas de aumento de beneficios. El enfoque cooperativo crea redes que pueden ser vitales en tiempos de crisis. Los tiempos de crisis siempre son una gran oportunidad para reinventarse y estar a la vanguardia cuando las reglas del juego de un sector cambian bajo la presión de las circunstancias. Es una gran suerte estar entre los primeros en seguir este camino, que, por cierto, coincide plenamente con el nuevo modelo de la Cámara Federal de Asesores Fiscales.
Lo especial del modelo de «coaching empresarial cooperativo» es la combinación única de talleres de formación y coaching de implementación. Los participantes de varias empresas o bufetes forman comunidades de rendimiento y se apoyan mutuamente en los proyectos individuales. De este modo, se logran mayores éxitos de implementación con mayor facilidad y satisfacción, y se producen enormes efectos sinérgicos. Incluso los procesos de cambio más difíciles pueden ser superados por los bufetes con el método de coaching grupal.
El problema radica en que solo unos pocos asesores y coaches disponen de los conocimientos metodológicos y el saber interdisciplinario necesarios. Para que los procesos de coaching grupal tengan éxito, la dirección del proyecto necesita conocimientos y experiencia en muchas disciplinas. Mi equipo y yo combinamos muchos años de experiencia en desarrollo organizativo y de personal, gestión del conocimiento, calidad y proyectos, y autogestión, con el dominio de los procesos grupales dinámicos. Es muy importante el gran arte de entusiasmar a las personas con los procesos de cambio necesarios y acompañarlas en la fase de implementación hasta la consecución de los objetivos. Además, un consultor debe tener excelentes conocimientos prácticos de los procesos de una asesoría fiscal y una auditoría. Además, me mantengo al día de los últimos avances en psicología y ciencias de la complejidad, como la cibernética y la teoría de sistemas. Consideramos que la capacidad de crear una cultura de comunicación abierta y cooperación es fundamental. Solo así se pueden lograr los múltiples efectos sinérgicos y la disposición al intercambio entre las oficinas. Por lo tanto, el requisito previo para las situaciones en las que todos ganan es el valor de comunicar abiertamente los propios deseos y objetivos, y la disposición a dedicar la propia energía a ayudar a los demás a alcanzar sus objetivos.
Debe seleccionar a los asesores y coaches mediante un sencillo procedimiento de prueba. La competencia profesional es un requisito obvio y el mínimo exigido a cualquier asesor. Sin embargo, el criterio decisivo es en qué medida puede ayudarle a aprovechar al máximo sus propios recursos y capacidades. Esto implica mucho más que la competencia profesional, a saber, la capacidad de confrontarle siempre con la realidad y, al mismo tiempo, entusiasmarle, energizarle y hacerle sentir bien. Simplemente tiene que ser un placer trabajar con alguien, tanto en el deporte como en la economía. Se necesitan muchos años de experiencia para poder acompañar procesos de desarrollo, para poder manejar adecuadamente las posibles resistencias al cambio y para poder ponerse en su lugar. La competencia profesional y el entusiasmo por el tema son el resultado de la suma de la experiencia práctica adquirida en muchas cuestiones diferentes, situaciones problemáticas resueltas y procesos vividos. En caso de duda, siempre debe dar preferencia al asesor que tenga más y mejor experiencia. Como es bien sabido, la calidad y el buen asesoramiento siempre son caros, pero siempre valen su precio. ¿Se ha fijado alguna vez en que la denominación profesional «asesor fiscal» incluye los términos «caro» y «asesoramiento»? Los asesores fiscales, al igual que todos los buenos empresarios, también deben formarse con profesionales y no con aficionados.
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